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Allgemeines Berufsbild: Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement
In fast allen Bereichen der privaten Wirtschaft (insbesondere Industrie, Handel, Dienstleistung, Handwerk) und der öffentlichen Verwaltung sowie bei Verbänden und anderen Organisationen wird der/die Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement benötigt und beschäftigt.
Auf internationaler Ebene wird zur Benennung von Kaufleuten für Büromanagement häufig die Bezeichnung „Office Manager“ verwendet. Die deutsche Bezeichnung „Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement“ weist auf die Vielfältigkeit der möglichen Aufgaben in diesem Beruf hin. Sie sind nicht nur fachkundig bei der Abwicklung bürowirtschaftlicher Vorgänge, sondern können auch zuständig für kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten sein. Typische Tätigkeiten für den/die Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement sind u. a. die Aufbereitung von Daten, die Aktenverwaltung sowie die Erstellung von Geschäftsbriefen und anderer im Betrieb erforderlicher Schriftsätze (z. B. Sitzungsprotokolle, Jahresstatistiken, Geschäftsberichte).
Zu den weiteren möglichen Büro-Aufgaben gehören die Vermittlung von Telefongesprächen, Terminabsprachen, Postein- und -ausgang, Dienst- und Haushaltsplanung, Sicherstellung des Bedarfs an Büromaterial und externen Dienstleistungen sowie die Organisation von Sitzungen, Geschäftsreisen und Veranstaltungen. Weitere Tätigkeiten können Kundenkontakte in Hinsicht auf etwaig angebotene Dienstleistungen oder Sachprodukte sein. Dazu zählen z. B. Aufgaben in den Bereichen Beratung, Außenpräsentation und Beschwerden-Management sowie Auftragsabwicklung, Rechnungstellung und Überwachung der Zahlungen. In der öffentlichen Verwaltung befassen sich Kaufleute für Büromanagement zudem häufig mit der Bearbeitung von Anträgen und Erteilung von Bescheiden.
Ausbildung und Voraussetzungen zur Einstellung
Jährlich beginnen etwa 20.000 junge Frauen in Deutschland die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement (bei rund 5000 neuen Ausbildungsverträgen für Männer). Damit gehört dieser Beruf zu den häufigsten fünf Ausbildungsberufen für Frauen. Das Einstiegsgehalt schwankt nach Branche und Tarifvertrag und liegt meist zwischen etwa 1.600 und 3.200 EUR brutto monatlich. Die Ausbildung zum Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement setzt keine bestimmte schulische Vorbildung voraus: In der Praxis haben aber etwa 90 % aller Azubis entweder die Mittlere Reife oder die allgemeine bzw. fachgebundene Hochschulreife. Die dreijährige, duale Ausbildung findet in der Berufsschule sowie in Ausbildungsbetrieben statt.
Der Arbeitsalltag als Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement ist in der Regel von ständigen Wechsel der Tätigkeitsanforderungen (z. B. dem Wechsel von Texterstellung zur telefonischen Terminbestätigung hin zum persönlichen Kundengespräch vor Ort) bestimmt. Wegen dieser Grundsituation sind neben dem erfolgreichen Ausbildungsabschluss für die Tätigkeit als Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement unbedingt Flexibilität, Organisationstalent, Fähigkeit zum selbständigen und konzentrierten Arbeiten sowie Multi-Tasking-Qualitäten gefragt. Auch legen Personaler, die für die Besetzung eines entsprechenden Arbeitsplatzes zuständig sind, großen Wert auf gute, Kooperation betonende Kommunikationsfähigkeit, aber auch auf Kritikfähigkeit sowie allgemein auf ein verbindliches Auftreten.
Die Ausbildungsvergütung schwankt zwischen mindestens rund 400 EUR im 1. Ausbildungsjahr bis maximal 1000 EUR im dritten Jahr.